A A A

Zakres kompetencji > Referat Spraw Organizacyjno–Administracyjnych

Do zakresu działania Referatu Spraw Organizacyjnych należy w szczególności:

1. W zakresie ewidencji ludności :

1. prowadzenie ewidencji ludności,
2. przygotowywanie decyzji w sprawach meldunkowych,
3. prowadzenie spraw związanych z pobieraniem i rozliczaniem dokumentów stwierdzających tożsamość i wydawanie tych dokumentów,
4. przesyłanie dyrektorom szkół i przedszkoli informacji o aktualnym stanie i zmianach w ewidencji dzieci w wieku od 6 do 16 lat,
5. wydawanie zaświadczeń w sprawach meldunkowych,
6. sporządzanie spisów wyborców w wyborach do Sejmu, Senatu, Prezydenta RP, Rady Gminy, Izby Rolniczej oraz w celu przeprowadzenia referendum,
7. prowadzenie spraw statystycznych,
8. prowadzenie rejestru wyborców.

2. W zakresie samorządu terytorialnego:

1. przygotowywanie w oparciu o zebrane propozycje materiałów na sesje Rady i posiedzenia Komisji,
2. obsługa organizacyjna i kancelaryjno - techniczna Rady i Komisji,
3. prowadzenie ewidencji uchwał Rady i wniosków Komisji oraz czuwanie nad ich realizacją,
4. protokołowanie sesji Rady,
5. przygotowywanie w oparciu o zebrane materiały ramowego planu pracy Rady i Komisji,
6. współdziałanie z organami samorządu mieszkańców osiedli i sołectw,
7. współdziałanie z właściwymi organami w celu przygotowania i przeprowadzenia:
   a) wyborów do Sejmu i Senatu RP,
   b) wyboru Prezydenta RP,
   c) wyborów do rady gminy, rady powiatu i sejmiku województwa,
   d) wyboru organów samorządu mieszkańców,
   e) wyboru ławników do sądów powszechnych,
   f) referendów i konsultacji społecznych,
   g) wyborów do Izby Rolniczej,
8. kierowanie do publikacji uchwał stanowiących prawo miejscowe,
9. przekazywanie Burmistrzowi uchwał Rady oraz wniosków radnych do ich realizacji.

3. W zakresie spraw kadrowych, organizacyjnych i obsługi interesantów:

1. prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy,
2. techniczne gospodarowanie etatami i funduszem wynagrodzeń Urzędu,
3. prowadzenie spraw płacowych, w tym nagród jubileuszowych, dodatków stażowych, dodatków służbowych i innych,
4. prowadzenie spraw emerytalnych i rentowych pracowników,
5. kontrolowanie dyscypliny pracy w Urzędzie,
6. organizowanie szkoleń i dokształcania pracowników Urzędu,
7. prowadzenie spraw socjalnych,
8. prowadzenie spraw związanych z oceną pracowników i działalnością komisji dyscyplinarnych
9. obsługa sekretariatu,
10. opracowywanie projektu regulaminu pracy Urzędu, wdrażanie i kontrolowanie jego przestrzegania,
11. prowadzenie ewidencji porozumień zawartych w sprawie przejęcia zadań przez Gminę,
12. załatwianie skarg i wniosków, prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
13. planowanie kontroli w Urzędzie i koordynowanie kontroli przeprowadzanych w jednostkach organizacyjnych Gminy w zakresie zleconym przez Burmistrza oraz gromadzenie dokumentacji pokontrolnej,
14. prowadzenie ewidencji zarządzeń Burmistrza,
15. zapewnienie prawidłowej informacji dla interesantów Urzędu i kierowanie ich do właściwych stanowisk pracy,
16. obsługa punktu informacyjnego w Urzędzie, udzielanie informacji publicznej,

4. W zakresie spraw gospodarczych:

1. gospodarka lokalami biurowymi Urzędu, zabezpieczenie mienia i organizacja ochrony budynku,
2. organizowanie remontów i konserwacji budynku Urzędu,
3. zaopatrzenie materiałowo-techniczne na cele administracyjne,
4. prowadzenie zbioru przepisów prawnych,
5. prowadzenie biblioteki Urzędu, obsługa kserokopiarki, łącznicy telefonicznej i faksu,
6. zamawianie i rozprowadzanie wśród zainteresowanych pracowników czasopism i innych wydawnictw fachowych szczególnie o tematyce samorządowej,
7. gospodarka odzieżą roboczą i ochronną,
8. utrzymanie czystości pomieszczeń Urzędu,
9. gospodarka tablicami i pieczęciami urzędowymi,
10. przyjmowanie i wysyłanie korespondencji Urzędu.
11. dozorowanie budynków administrowanych przez Urząd.

5. W zakresie informatyki biurowej :

1. pomoc w eksploatacji oprogramowania funkcjonującego w Urzędzie,
2. administrowanie lokalną siecią komputerową,
3. wykonywanie czynności wynikających z bieżącego funkcjonowania systemu informatycznego w Urzędzie,
4. przeciwdziałanie dostępowi osób niepowołanych do systemu informatycznego,
5. pełnienie nadzoru nad mechanizmami uwierzytelniania użytkownika oraz kontroli nad dostępem do danych osobowych,
6. ustalanie, ewidencjonowanie i rejestrowanie dla każdego użytkownika systemu informatycznego odrębnego identyfikatora oraz ustalanie hasła,
7. pełnienie funkcji administratora bezpieczeństwa informacji oraz wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych i przepisów o ochronie informacji niejawnych w tym zakresie,
8. zapewnienie przestrzegania zasad i wymagań bezpieczeństwa dla systemów informatycznych,
9. obsługa i aktualizacja stron internetowych zarejestrowanych przez Urząd.

6. W zakresie spraw wojskowych, zarządzania kryzysowego i bezpieczeństwa publicznego:

1. przygotowywanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,
2. realizowanie zadań związanych z wykonywaniem powszechnego obowiązku obrony oraz współdziałanie w tych sprawach z organami wojskowymi i administracją rządową,
3. sporządzanie list poborowych,
4. udział w przygotowywaniu poboru i jego przeprowadzaniu,
5. wydawanie zaświadczeń w sprawie powszechnego obowiązku obrony,
6. organizowanie i doręczanie kart powołania do odbycia ćwiczeń wojskowych przeprowadzanych w trybie natychmiastowego stawiennictwa oraz do czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny,
7. tworzenie formacji obrony cywilnej,
8. nakładanie obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności,
9. przygotowywanie decyzji dotyczących zajęcia na cele przejściowego zakwaterowania sił zbrojnych budynków, pomieszczeń i terenów oraz decyzji o przysługującym odszkodowaniu z tego tytułu,
10. udzielanie pomocy i informacji wojskowym organom emerytalnym,
11. prowadzenie kancelarii tajnej i spraw związanych z ochroną informacji niejawnych,
12. przygotowywanie decyzji o zezwoleniu bądź o zakazie odbycia zgromadzenia i przyjmowanie zawiadomień o zgromadzeniach,
13. zapewnienie ochotniczym strażom pożarnym środków alarmowania i łączności, pomieszczeń, wyposażenia w sprzęt i urządzenia przeciwpożarowe, odzieży specjalnej i umundurowania,
14. zapewnienie zasobów wody do gaszenia pożarów,
15. prowadzenie rejestru terenowych ochotniczych straży pożarnych
16. udzielanie zezwoleń na przeprowadzenie i nadzorowanie zbiórek publicznych,
17. organizacja współpracy z organami sprawiedliwości i ścigania w zakresie utrzymania bezpieczeństwa i porządku publicznego,
18. przyjmowanie zawiadomień o imprezach odbywających się poza stałą siedzibą albo w sposób objazdowy oraz przygotowanie decyzji w tym zakresie,
19. prowadzenie ewidencji stowarzyszeń działających na terenie gminy.

7.W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:

1. przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
2. sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz propozycji poprawy bezpieczeństwa i warunków pracy,
3. udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy,
4. prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy,
5. doradztwo w zakresie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
6. czuwanie nad organizacją szkoleń w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
7. współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników,
8. wykonywanie innych działań wynikających z przepisów z przepisów dotyczących służby bhp.

4. W zakresie działalności gospodarczej i handlu:

1. prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej i wydawanie zaświadczeń o rejestracji tej działalności,
2. współuczestniczenie w działaniach na rzecz ochrony konsumenta,
3. ustalanie czasu pracy placówek handlowych
4.  prowadzenie spraw związanych z umieszczaniem reklam,

9. W zakresie rozwiązywania problemów alkoholowych oraz ochrony zdrowia

1. opracowywanie projektu i nadzór nad realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych,
2. koordynacja pracy i prowadzenie dokumentacji Miejsko - Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
3. przygotowywanie projektów zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
4. kontrola placówek posiadających zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,
5. rozpatrywanie skarg i przedkładanie wniosków o cofnięcie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,
6. prowadzenie innych spraw związanych z wykonywaniem zadań Gminy określonych w ustawie o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
7. współdziałanie z placówkami służby zdrowia w celu zapewnienia prawidłowego stanu opieki zdrowotnej na terenie Gminy,
8. prowadzenie spraw związanych z pokrywaniem kosztów przewozu osób podlegających przymusowej hospitalizacji lub przymusowemu leczeniu bądź badaniu,

10. W zakresie prowadzenia archiwum zakładowego:

1. koordynowanie i nadzorowanie archiwizacji dokumentów tworzonych w referatach i na samodzielnych stanowiskach pracy,
2. prowadzenie archiwum Urzędu,